Overstappen naar Microsoft 365: stappenplan zonder downtime

Overstappen naar Microsoft 365 betekent dat je mail, bestanden, agenda en overleg verhuizen naar de cloud: Exchange Online voor mail, OneDrive en SharePoint voor bestanden en Teams voor samenwerken. Met een goede voorbereiding verhuis je alles terwijl iedereen gewoon doorwerkt. De omschakeling zelf plan je op een avond of in het weekend.

Wat is een cloud werkplek?

Bij een cloud werkplek staan je gegevens en je programma's niet meer op een server in de meterkast, maar bij een cloudleverancier. Je laptop wordt een venster op die omgeving. Log je in op een andere laptop, dan heb je dezelfde mail, dezelfde bestanden en dezelfde instellingen.

Voor het MKB is dat vooral praktisch. Je hoeft geen server meer te vervangen als hij oud wordt, thuiswerken vraagt geen VPN meer voor elke Excel en een gestolen laptop is vervelend maar geen ramp, omdat er niets op staat wat niet ook in de cloud staat. Daar staat tegenover dat je afhankelijk wordt van je internetverbinding en dat de inrichting serieus werk is.

Wat zit er in Microsoft 365?

Microsoft 365 is een bundel van diensten. De onderdelen die je bij een migratie vrijwel altijd gebruikt:

• Exchange Online: zakelijke mail, agenda en contactpersonen op je eigen domein. Ook gedeelde mailboxen zoals info@ of facturen@.
• OneDrive: de persoonlijke opslag van elke medewerker. Hier horen eigen documenten en concepten.
• SharePoint: gedeelde opslag voor het team of een afdeling. Dit is de opvolger van je gedeelde schijf op de server of NAS.
• Teams: chat, videobellen en samenwerken per team. Bestanden in een Teams-kanaal staan onder de motorkap gewoon in SharePoint.
• Office apps: Word, Excel, PowerPoint en Outlook, afhankelijk van de licentie in de browser of als programma op je laptop.

Daarnaast zitten er beheeronderdelen in, zoals Entra ID voor accounts en inloggen en, in de zwaardere licenties, Intune voor apparaatbeheer.

Welke Microsoft 365 licentie past bij jou?

Voor bedrijven tot 300 gebruikers zijn er drie Business licenties die het meest gekozen worden. We noemen hier bewust geen bedragen: Microsoft past prijzen en voorwaarden met enige regelmaat aan, en het verschil tussen maandelijks en jaarlijks afnemen speelt ook mee.

Eerlijk advies: niet iedereen heeft Premium nodig, maar als je bedrijf met persoonsgegevens of klantdossiers werkt, is Premium voor de laptopgebruikers vaak de verstandigste keuze. Je kunt licenties ook combineren: Premium voor kantoor, Basic voor de magazijnmedewerker die alleen zijn rooster en mail checkt.

Mail migreren naar Exchange Online

Mail is het deel waar mensen het meest tegenop zien. Met de juiste volgorde valt het mee.

Vanaf IMAP of een andere mailhosting

Komt je mail van een hostingpartij met IMAP, dan kun je de bestaande mail via een IMAP migratie naar Exchange Online kopiëren. Let op: IMAP verhuist alleen mail. Agenda's en contactpersonen gaan niet automatisch mee. Die exporteer je los, of je gebruikt een migratietool die dat wel ondersteunt. Komt je mail van een oudere Exchange server, dan zijn er migratiemethoden die mail, agenda en contacten in één keer meenemen.

De volgorde die werkt

1. Maak de mailboxen aan in Microsoft 365, maar laat de MX record nog naar je oude hosting wijzen.
2. Kopieer de bestaande mail. Dit kan dagen duren bij grote mailboxen, maar niemand merkt er iets van.
3. Verlaag een dag van tevoren de TTL van je DNS records, zodat de omschakeling snel doorkomt.
4. Zet op het afgesproken moment de MX record om naar Microsoft.
5. Draai een laatste synchronisatie voor de mail die tijdens het omzetten nog op de oude server binnenkwam.
6. Richt Outlook en de telefoons opnieuw in. Bij een goed ingestelde autodiscover gaat dat grotendeels vanzelf.

Bestanden van server of NAS naar SharePoint en OneDrive

De grootste winst, en het meeste denkwerk, zit in de bestanden. Een gedeelde schijf van tien jaar oud één op één kopiëren naar SharePoint is de snelste manier om dezelfde chaos mee te verhuizen.

Eerst opruimen, dan verhuizen

Loop met de eigenaar van elke map na wat nog actueel is. Oude projecten kunnen naar een archiefsite of blijven op de NAS als alleen-lezen archief. Wat persoonlijk is, gaat naar OneDrive. Wat het team gebruikt, gaat naar SharePoint.

Structuur en rechten

Maak niet één grote SharePoint-site met honderd mappen, maar een paar sites of teams per afdeling of werkstroom, bijvoorbeeld Administratie, Projecten en Directie. Rechten regel je per site via groepen, niet per losse map per persoon. Dat is overzichtelijk en voorkomt dat over twee jaar niemand meer weet wie waar bij kan.

Let bij het kopiëren op een paar praktische zaken: zeer lange bestandspaden, bepaalde tekens in bestandsnamen en heel grote bestanden kunnen problemen geven. Microsoft heeft hiervoor een eigen migratietool die vooraf rapporteert wat niet mee kan. Net als bij mail kopieer je eerst alles op de achtergrond en doe je bij de omschakeling alleen nog een laatste ronde met de wijzigingen.

DNS en domein: MX, SPF, DKIM en DMARC

Je domeinnaam blijft gewoon van jou. Je voegt hem toe aan Microsoft 365 en past daarna een aantal DNS records aan bij de partij waar je domein staat.

• MX: bepaalt waar je mail binnenkomt. Deze zet je pas om op het moment van overstappen.
• Autodiscover: zorgt dat Outlook en telefoons zichzelf kunnen instellen.
• SPF: een lijst van servers die namens jouw domein mogen mailen. Vergeet hier niet je boekhoudpakket, webshop of nieuwsbriefdienst als die ook mail versturen.
• DKIM: een digitale handtekening op uitgaande mail. Zet deze in Microsoft 365 aan, het staat niet standaard actief voor je eigen domein.
• DMARC: vertelt ontvangers wat ze moeten doen met mail die niet door SPF of DKIM komt. Begin met alleen rapporteren en schroef de regel aan als alles klopt.

Samen beschermen deze records je domein tegen oplichters die zich voordoen als jouw bedrijf, en houden ze je mail uit de spamfolder van klanten.

MFA en beveiliging vanaf dag één

Een Microsoft 365 account is bereikbaar vanaf elke plek ter wereld. Dat is precies het voordeel, en precies het risico. Zet de beveiliging daarom aan op dag één, niet "als alles draait".

• MFA verplicht voor alle gebruikers, bij voorkeur met de authenticator app
• Verouderde inlogmethoden uitgeschakeld, zodat MFA niet te omzeilen is
• Aparte beheerdersaccounts die niet voor dagelijkse mail worden gebruikt
• Automatisch doorsturen van mail naar externe adressen geblokkeerd
• Bij Premium: voorwaardelijke toegang, zodat alleen beheerde apparaten bij bedrijfsdata kunnen
• Waarschuwingen voor verdachte inlogpogingen naar een adres dat iemand ook echt leest

Wil je verder kijken dan Microsoft 365 alleen, gebruik dan onze cybersecurity checklist voor het MKB. Voor hulp bij inrichting en toegangsbeheer kun je terecht bij onze dienst informatiebeveiliging.

Apparaten beheren met Intune en Autopilot

Met Intune, onderdeel van Business Premium, beheer je laptops en telefoons centraal. Je legt vast dat schijven versleuteld zijn, dat updates worden geïnstalleerd en dat er een pincode op de telefoon zit. Raakt een laptop zoek, dan kun je hem op afstand wissen.

Autopilot gaat nog een stap verder bij nieuwe laptops. De laptop wordt vooraf aan je omgeving gekoppeld. De medewerker pakt hem uit, logt in met zijn werkaccount en de laptop richt zichzelf in met de juiste instellingen en programma's. Heb je drie vaste medewerkers en vervang je zelden een laptop, dan is het een nette oplossing maar geen must.

Backup van Microsoft 365: Microsoft is niet jouw backup

Een veelgehoorde misvatting: "het staat in de cloud, dus het is geback-upt." Microsoft zorgt dat de dienst draait en dat hun eigen hardware geen data verliest. Wat jij of je medewerkers verwijderen, overschrijven of laten versleutelen, is jouw verantwoordelijkheid.

Er is een prullenbak en versiegeschiedenis, maar die hebben een beperkte bewaartermijn. Merk je pas na een paar maanden dat een map weg is, of vertrekt een medewerker en wordt zijn account opgeruimd, dan kan het te laat zijn. Een aparte backup van Exchange, OneDrive, SharePoint en Teams, opgeslagen buiten Microsoft, is daarom geen luxe. Hoe je dat met de 3-2-1 regel aanpakt, lees je in ons artikel over een backup strategie voor het MKB.

Stappenplan: overstappen zonder downtime

Stel: een kantoor met twaalf werkplekken, mail bij een hostingpartij en bestanden op een NAS. Een realistische planning ziet er dan zo uit:

1. Week 1, inventarisatie: gebruikers, mailboxen, gedeelde adressen, mappenstructuur, koppelingen met andere software en welke apparaten er zijn.
2. Week 1, ontwerp: licentiekeuze per persoon, SharePoint-structuur, rechtengroepen en beveiligingsbeleid.
3. Week 2, inrichting: domein toevoegen, accounts aanmaken, MFA en beveiliging aanzetten, DKIM en SPF voorbereiden.
4. Week 2, kopiëren: mail en bestanden op de achtergrond synchroniseren. Iedereen werkt nog in de oude omgeving.
5. Omschakelmoment: op vrijdagavond MX omzetten, laatste synchronisatie, NAS-shares op alleen-lezen.
6. Maandag, nazorg: iemand op locatie of op afstand beschikbaar om Outlook, OneDrive en telefoons te controleren en vragen te beantwoorden.
7. Week 3 tot 4, afronden: DMARC aanscherpen, oude hosting opzeggen, NAS herbestemmen als backuplocatie of uitfaseren.

Het geheim van geen downtime is simpel: alles wat lang duurt, doe je vóór het omschakelmoment. Op het moment zelf verander je alleen nog een paar DNS records en kopieer je de laatste wijzigingen.

Licentiebeheer: zo bespaar je op licenties

Licenties zijn een vaste maandlast die ongemerkt groeit. Een paar plekken waar vaak geld blijft liggen:

• Vertrokken medewerkers: zet hun mailbox om naar een gedeelde mailbox. Die heeft binnen bepaalde opslaglimieten geen eigen licentie nodig, en collega's kunnen de mail blijven inzien.
• Gedeelde adressen: info@ of facturen@ hoeven geen eigen gebruiker met licentie te zijn.
• Te zware licenties: niet iedereen heeft de desktopprogramma's of Premium nodig. Kijk per rol wat iemand echt gebruikt.
• Dubbele abonnementen: betaal je nog los voor een videobeldienst, cloudopslag of mailhosting die nu in Microsoft 365 zit?
• Maand of jaar: een jaarverplichting is vaak voordeliger per licentie, maar minder flexibel als je team krimpt. Kies per situatie.

Licentiebeheer nemen we mee in het beheer van je cloud werkplek en Microsoft 365 omgeving, inclusief een periodieke check op ongebruikte accounts.

Wat kost een Microsoft 365 migratie?

De kosten bestaan uit twee delen: de maandelijkse licenties, die je rechtstreeks aan het abonnement betaalt, en de eenmalige uren voor de migratie. Bij Looman IT reken je die uren tegen ons vaste tarief van € 95 per uur exclusief BTW, gefactureerd per kwartier. Bij grotere projecten spreken we vooraf een vaste prijs af. Twee hypothetische voorbeelden:

Waar je binnen die bandbreedte uitkomt, is afhankelijk van de hoeveelheid data, hoe opgeruimd je huidige mappen zijn, of agenda's en contacten los mee moeten, hoeveel apparaten we inrichten en of er koppelingen met andere software zijn die mee moeten. Nieuwe hardware is meestal niet nodig, tenzij je laptops zo oud zijn dat ze geen ondersteunde Windows versie meer draaien. Meer over onze tarieven lees je op de pagina tarieven en vaste prijzen.

Overstappen met Looman IT

We doen Microsoft 365 migraties voor zzp en MKB in Eindhoven en omgeving, en op afstand door heel Nederland. Je spreekt geen ticketsysteem maar iemand die je omgeving kent, ook na de overstap. En als blijkt dat je huidige opzet prima werkt en een migratie nu weinig oplevert, zeggen we dat ook. Bel 040 304 61 31 of neem contact op voor een vrijblijvend migratieadvies.