Backup MKB: een strategie die werkt als het echt misgaat

Een goede backup voor het MKB bestaat uit minimaal drie kopieën van je data, op twee soorten opslag, waarvan één buiten de deur en één die ransomware niet kan aanpassen. Belangrijker nog: je test regelmatig of je er ook echt van kunt herstellen. Zonder hersteltest weet je niet of je een backup hebt, alleen dat er iets draait.

Waarom backups in de praktijk falen

De meeste bedrijven denken dat ze een backup hebben. Pas als er iets misgaat blijkt of dat klopt. De oorzaken zijn bijna altijd dezelfde:

• Nooit getest. De backup draait al jaren, maar niemand heeft ooit geprobeerd iets terug te zetten. Dan ontdek je op de slechtst denkbare dag dat de bestanden corrupt zijn, dat er een map mist of dat het herstel dagen duurt.
• Alleen sync, geen backup. Bestanden staan "in de cloud", dus het voelt veilig. Maar een sync dienst kopieert ook verwijderingen en versleutelde bestanden.
• Ransomware versleutelt de backup mee. Staat je backup op een NAS of schijf die altijd verbonden is, dan kan ransomware daar net zo goed bij als bij je gewone bestanden.
• Stil gestopt. Een wachtwoord is verlopen, een schijf is vol of een licentie is afgelopen. De backup faalt al weken, maar niemand leest de foutmeldingen.
• Niet alles zit erin. De server wel, maar de mailboxen, de website of de firewallconfiguratie niet.

Het verschil tussen sync en backup

Dit is het misverstand dat we het vaakst tegenkomen, dus even helder:

Sync houdt bestanden op meerdere apparaten gelijk. Pas je iets aan op je laptop, dan verandert het ook in OneDrive en op je telefoon. Handig om samen te werken, maar elke fout wordt net zo snel overal doorgevoerd.

Backup is een losstaande kopie op een bepaald moment, die je los van het origineel kunt terugzetten. Gooit iemand vandaag een map weg, dan haal je de versie van gisteren of vorige maand terug.

De 3-2-1 backup regel en 3-2-1-1-0

De 3-2-1 backup regel is al jaren de basis van elke serieuze backup strategie voor een bedrijf:

• 3 kopieën van je data: het origineel plus twee backups.
• 2 verschillende soorten opslag, bijvoorbeeld een NAS en cloudopslag.
• 1 kopie op een andere locatie, zodat brand, inbraak of waterschade op kantoor niet alles meeneemt.

Door ransomware is daar een uitbreiding bij gekomen, de 3-2-1-1-0 regel:

• 1 kopie die offline of onveranderbaar (immutable) is. Die kan niemand wissen of versleutelen, ook niet met beheerdersrechten.
• 0 fouten bij de hersteltest. Je controleert dat de backup volledig en bruikbaar is.

Voor de meeste kleine bedrijven is 3-2-1-1-0 prima haalbaar. Het hoeft geen dure serverruimte te zijn. Een NAS op kantoor, een cloudbackup met onveranderbare opslag en een vast testmoment in de agenda zijn vaak genoeg.

Wat moet je backuppen?

Begin met een lijst van alles waar je bedrijf op draait. Vaak vergeten onderdelen staan hieronder ook.

Microsoft 365: mail, OneDrive, SharePoint en Teams

Microsoft zorgt dat de dienst in de lucht blijft, maar jij bent verantwoordelijk voor je eigen data. Verwijderde items en oude versies zijn maar beperkte tijd terug te halen. Een aparte Microsoft 365 backup maakt dagelijks of vaker een kopie van mailboxen, OneDrive, SharePoint sites en Teams bestanden, met een bewaartermijn die jij bepaalt. Ga je nog overstappen, lees dan ook wat je regelt bij overstappen naar Microsoft 365. Neem de backup meteen mee in de migratie.

Laptops en werkplekken

Werken je mensen netjes in OneDrive of SharePoint, dan staat het meeste al centraal en valt het onder je Microsoft 365 backup. Een volledige backup van elke laptop is dan vaak niet nodig. Eerlijk advies: kijk eerst waar de data echt staat. Staan er nog bestanden lokaal op het bureaublad of in een map met software, dan is een laptopbackup wel verstandig.

Servers en NAS

Heb je nog een server of NAS met bestanden, een boekhoudpakket of een database, dan wil je daar een image backup van. Daarmee zet je het hele systeem terug, niet alleen losse bestanden.

Website

Je website bestaat uit bestanden en meestal een database. Een backup bij je hostingpartij is een begin, maar staat op dezelfde plek als je site. Bewaar periodiek ook een kopie elders. Meer over beheer van je site vind je bij webdevelopment en websitebeheer.

Configuraties van netwerk en firewall

Vaak vergeten: de instellingen van je firewall, switches, access points en VLAN's. Gaat een apparaat kapot, dan wil je de configuratie binnen minuten terugzetten in plaats van alles opnieuw uit te zoeken. In een UniFi netwerk kun je configuratiebackups automatisch laten maken. Lees ook hoe een UniFi netwerk voor je bedrijf werkt.

RPO en RTO in gewone taal

Twee begrippen bepalen hoe je backup eruit moet zien. Klinkt technisch, maar het zijn gewoon twee vragen:

• RPO (Recovery Point Objective): hoeveel werk mag je kwijtraken? Maak je één backup per nacht, dan kun je in het slechtste geval een hele werkdag verliezen. Is dat te veel, dan heb je vaker per dag een backup nodig.
• RTO (Recovery Time Objective): hoe lang mag je stilliggen? Een paar uur, een dag of een week? Herstel vanuit de cloud van een complete server kan lang duren. Moet het sneller, dan wil je ook een lokale kopie.

Stel: een administratiekantoor met 8 werkplekken. In de aangifteperiode is een dag werk kwijt een groot probleem en mag het systeem hooguit een halve dag plat liggen. Dan kies je voor meerdere backups per dag en een lokale kopie voor snel herstel. Een klein ontwerpbureau dat alles in OneDrive heeft, kan vaak prima leven met een dagelijkse cloudbackup.

Bewaartermijnen en versiebeheer

Een backup van alleen gisteren is niet genoeg. Fouten en ransomware worden soms pas weken later ontdekt. Werk daarom met meerdere herstelpunten, bijvoorbeeld:

• dagelijkse backups die je een maand bewaart;
• wekelijkse backups die je een paar maanden bewaart;
• maandelijkse backups die je een jaar of langer bewaart.

Houd rekening met wettelijke bewaarplichten, bijvoorbeeld voor je administratie, en met de AVG: persoonsgegevens bewaar je niet langer dan nodig. Langer bewaren kost ook meer opslag. Kies dus bewust.

Immutable backups tegen ransomware

Aanvallers weten dat een backup hun losgeld waardeloos maakt. Daarom proberen ze eerst de backups te wissen of te versleutelen, vaak met gestolen beheerdersrechten. Een immutable (onveranderbare) backup is voor een vaste periode vergrendeld. Niemand kan hem aanpassen of verwijderen, ook jij niet en ook een aanvaller met je wachtwoord niet.

Praktisch betekent dit:

• kies cloudopslag of een backupdienst die onveranderbare opslag ondersteunt;
• gebruik voor de backupomgeving aparte accounts met tweestapsverificatie, los van je gewone beheeraccounts;
• houd de NAS met backups niet bereikbaar als gewone netwerkschijf voor iedereen.

Backups zijn één onderdeel van je beveiliging. Bekijk ook de cybersecurity checklist voor het MKB om de rest af te dekken.

Hersteltesten: periodiek uitvoeren en vastleggen

Dit is de stap die bijna iedereen overslaat, en precies de stap die bepaalt of je backup werkt. Plan hersteltesten vast in, bijvoorbeeld:

• Elk kwartaal: een losse map, een mailbox of een SharePoint site terugzetten.
• Elk jaar: een complete server, NAS of laptop herstellen op andere hardware of in een testomgeving.

Leg elke test vast: datum, wat je hebt hersteld, hoe lang het duurde, of alles compleet was en wat je hebt verbeterd. Zo weet je je echte hersteltijd en heb je iets in handen als een verzekeraar of klant vraagt hoe je je data beschermt.

AVG: versleuteling en locatie van data

In je backups staan dezelfde persoonsgegevens als in je gewone systemen. De AVG geldt dus ook daar. Let op deze punten:

• Versleuteling: versleutel backups tijdens het versturen en in opslag, met een sleutel die je goed bewaart. Kwijt is kwijt.
• Locatie: kies bij voorkeur opslag binnen de EU en controleer waar je aanbieder de data daadwerkelijk opslaat.
• Verwerkersovereenkomst: slaat een externe partij je backups op, dan heb je daar in de regel een verwerkersovereenkomst mee nodig.
• Toegang: beperk wie backups kan inzien en terugzetten.

Twijfel je over wat voor jouw situatie geldt, kijk dan op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens. Die is de officiële bron voor de AVG.

Stappenplan: zo richt je een backup strategie voor je bedrijf in

1. Inventariseer alle systemen en data: Microsoft 365, laptops, servers, NAS, website, netwerkconfiguraties.
2. Bepaal RPO en RTO per onderdeel. Wat mag je kwijt, hoe lang mag het duren?
3. Kies je opzet volgens 3-2-1-1-0: waar staat de lokale kopie, waar de externe, welke is onveranderbaar?
4. Stel bewaartermijnen in die passen bij je werk, je bewaarplicht en de AVG.
5. Beveilig de backupomgeving met aparte accounts, tweestapsverificatie en versleuteling.
6. Richt monitoring in zodat een mislukte backup direct een melding geeft aan iemand die er iets mee doet.
7. Test het herstel en leg de uitkomst vast.
8. Herhaal de tests volgens planning en pas de opzet aan als je bedrijf verandert.

Checklist: klopt jouw backup?

• Je weet welke data je hebt en waar die staat.
• Microsoft 365 mail, OneDrive en SharePoint hebben een aparte backup.
• Er zijn minimaal drie kopieën op twee soorten opslag.
• Eén kopie staat buiten je kantoor.
• Eén kopie is offline of onveranderbaar.
• Backups zijn versleuteld en staan bij voorkeur in de EU.
• De backupomgeving heeft aparte accounts met tweestapsverificatie.
• Je krijgt een melding als een backup mislukt.
• Configuraties van firewall en netwerk worden bewaard.
• Er is dit kwartaal een hersteltest gedaan en vastgelegd.

Wat kost een backup voor het MKB?

De kosten bestaan uit twee delen: eenmalige inrichting en doorlopende opslag of licenties. Bij Looman IT betaal je voor alle werkzaamheden hetzelfde tarief van € 95 per uur exclusief BTW, gefactureerd per kwartier. Bij grotere projecten spreken we vooraf een vaste prijs af.

Alle bedragen zijn exclusief BTW en afhankelijk van het aantal systemen, de hoeveelheid data en hoe netjes alles nu al is ingericht. Daar komen maandelijkse kosten bij voor cloudopslag of een Microsoft 365 backupdienst. Reken indicatief op enkele euro's per gebruiker per maand voor een Microsoft 365 backup, en voor cloudopslag van servers en NAS op enkele tientjes tot een paar honderd euro per maand, afhankelijk van het datavolume, de bewaartermijn en of je onveranderbare opslag kiest. Heb je nog geen NAS, dan komt daar hardware bij. Hersteltesten en controle kun je meenemen in regulier beheer. Bekijk alle details op de pagina tarieven.

Zakelijke backup in Eindhoven en omgeving laten regelen

Looman IT richt geteste backups in voor zzp en MKB in Eindhoven, Veldhoven, Best, Helmond en de rest van de regio, zonder voorrijkosten binnen het werkgebied. We kijken eerst wat je al hebt en vertellen je eerlijk wat nodig is en wat niet. Daarna richten we de backup in, testen we het herstel en houden we de meldingen in de gaten. Backups vallen bij ons onder informatiebeveiliging en toegangsbeheer, en gaat er iets mis, dan helpt IT support bij storingen je snel weer op weg. Wil je weten hoe jouw backup ervoor staat? Neem contact op voor een backupcheck.