IT beheer uitbesteden kosten: wat betaal je als MKB bedrijf?

Wat kost IT beheer uitbesteden? Dat hangt af van het aantal werkplekken, hoe stabiel je systemen zijn en het prijsmodel van je IT partner. Als indicatie: bij € 95 per uur en facturatie per kwartier kost beheer voor een kantoor met 5 werkplekken grofweg € 190 tot € 380 per maand. Hieronder lees je hoe je aanbieders eerlijk met elkaar vergelijkt.

De vier prijsmodellen voor IT beheer

Bijna elke IT partner werkt met een van deze vier modellen, of een mix ervan. Geen enkel model is altijd het beste. Het gaat erom welk model past bij jouw bedrijf en hoe vaak je IT hulp nodig hebt.

Het nadeel van werken per uur is op te vangen: bij grotere projecten, zoals een migratie of een nieuw netwerk, spreek je vooraf een vaste prijs af. Zo combineer je lage vaste lasten met zekerheid bij grote klussen. Op onze pagina met tarieven en facturatie per kwartier lees je hoe dat bij ons werkt.

Verborgen kosten waar je op moet letten

Een laag bedrag per werkplek of uur zegt weinig als er van alles bij komt. Dit zijn de posten die je in offertes en voorwaarden moet opzoeken:

• Voorrijkosten: een vast bedrag of kilometervergoeding per bezoek op locatie. Bij een paar bezoeken per maand telt dat snel op.
• Minimale afname: een minimum aantal uren of werkplekken per maand, ook als je het niet gebruikt.
• Lange contracten: looptijden van een of meer jaren, met stilzwijgende verlenging en een opzegtermijn van maanden.
• Opstartkosten: een vast bedrag voor het inventariseren en "onboarden" van je omgeving, los van het eerste werk dat echt iets oplost.
• Licenties met marge: Microsoft 365 en andere software via de IT partner, met een opslag die je niet ziet zolang je niet vergelijkt.
• Toeslagen buiten kantoortijd: hogere tarieven voor avond, weekend of spoed. Vraag wat er als spoed telt.
• Afronding: wordt er per minuut, kwartier, half uur of heel uur gefactureerd? Een vraag van tien minuten kost dan een kwartier of een vol uur.

Zelf doen of uitbesteden: de neef die er verstand van heeft

Veel kleine bedrijven beginnen met IT "erbij". De eigenaar regelt het zelf, of er is een neef, collega of kennis die er verstand van heeft. Dat werkt prima zolang er weinig gebeurt. Het wordt lastig als:

• die persoon op vakantie is of geen tijd heeft op het moment dat de mail niet werkt;
• niemand weet welke wachtwoorden, licenties en instellingen er zijn, omdat het nergens is vastgelegd;
• backups wel draaien, maar nooit getest zijn of een terugzetpoging blijkt te mislukken;
• beveiliging, updates en toegangsrechten "later" worden opgepakt.

De kosten van zelf doen zie je niet op een factuur. Ze zitten in de uren die jij of je medewerkers kwijt zijn aan zoeken, en in stilstand als een storing langer duurt dan nodig. Reken eens uit wat een uur stilstand van je hele kantoor kost. Vaak is dat meer dan een paar uur professioneel beheer per maand.

Uitbesteden hoeft niet alles of niets te zijn. Je kunt de dagelijkse dingen zelf blijven doen en beheer, beveiliging en storingen bij een partij leggen. In ons artikel over systeembeheer voor het MKB in Eindhoven lees je welke taken je het beste uitbesteedt.

Rekenvoorbeelden: 5, 15 en 30 werkplekken

De voorbeelden hieronder zijn hypothetisch en bedoeld als indicatie. Ze gaan uit van € 95 per uur exclusief BTW en een omgeving die op orde is. Het werkelijke aantal uren is afhankelijk van je systemen, het aantal storingen, hoeveel mensen wisselen en of er projecten lopen. Licenties en hardware komen er los bij.

Stel: een kantoor met 5 werkplekken

Een klein adviesbureau met vijf laptops, Microsoft 365, een printer en één wifi netwerk. Per maand gaat er tijd naar updates controleren, een paar gebruikersvragen op afstand en af en toe een nieuwe laptop inrichten. In een rustige maand is dat twee uur, in een maand met een nieuwe medewerker eerder vier.

Stel: een kantoor met 15 werkplekken

Een bedrijf met vijftien medewerkers, een eigen netwerk met firewall, switches en access points, gedeelde mappen in de cloud en VoIP telefonie. Naast gebruikersvragen komen er netwerkbeheer, licentiebeheer en het controleren van backups bij. Vijf tot tien uur per maand is dan een realistische bandbreedte.

Stel: een kantoor met 30 werkplekken

Een organisatie met dertig werkplekken, meerdere ruimtes of verdiepingen, een camerasysteem en koppelingen tussen software. Hier gaat meer tijd naar toegangsbeheer, beveiliging en het in- en uitdienst regelen van medewerkers. Reken op tien tot twintig uur per maand, afhankelijk van hoeveel er verandert.

Komt er een groter project bij, zoals een overstap naar de cloud of een nieuw netwerk, dan krijg je daar vooraf een vaste prijs voor. Die uren tellen dus niet onverwacht mee in je maandbedrag.

Zo bespaar je op IT kosten

De goedkoopste storing is de storing die niet gebeurt. Met deze maatregelen houd je het aantal uren laag:

• Licenties opschonen: controleer welke Microsoft 365 en andere licenties je betaalt. Vertrokken medewerkers, dubbele abonnementen en een te zwaar pakket voor iemand die alleen mailt kosten elke maand geld. Bij cloud werkplekken en licentiebeheer nemen we dat standaard mee.
• Standaardiseren: dezelfde laptops, dezelfde instellingen en dezelfde software voor iedereen. Dat maakt beheer sneller en problemen voorspelbaarder.
• Monitoring: met uptime monitoring zie je een volle schijf, een haperende internetverbinding of een uitgevallen apparaat voordat je medewerkers er last van hebben. Lees meer over IT support, storingen en uptime monitoring.
• Geteste backups: een backup die je nooit hebt teruggezet, is een aanname. Een goede backup strategie voor het MKB voorkomt dure herstelklussen.
• Hulp op afstand waar het kan: veel vragen zijn in een kwartier op afstand opgelost. Dat scheelt reistijd en een bezoek.

Vragen die je een IT partner moet stellen

Leg deze vragen naast elkaar bij elke aanbieder die je vergelijkt. De antwoorden zeggen meer dan de prijs per werkplek.

• Wat is het uurtarief of de prijs per werkplek, en wat valt daar precies onder?
• Per hoeveel minuten wordt er gefactureerd: per kwartier, half uur of uur?
• Zijn er voorrijkosten, opstartkosten of een minimale afname per maand?
• Wat is de looptijd van het contract en wat is de opzegtermijn?
• Wat kost hulp buiten kantoortijd en op zaterdag?
• Hoe snel wordt een melding opgepakt, en spreek ik dan iemand die mijn omgeving kent?
• Krijg ik bij grotere projecten vooraf een vaste prijs?
• Rekenen jullie marge op licenties, en kan ik die ook zelf afnemen?
• Wie is eigenaar van de beheeraccounts, wachtwoorden en documentatie?
• Worden backups regelmatig getest, en hoe laat je dat zien?
• Doen jullie ook netwerk, beveiliging, telefonie en camera's, of heb ik daar andere partijen voor nodig?

Waarom maandelijks opzegbaar en geen lock-in belangrijk is

Een lang contract voelt veilig, maar het beschermt vooral de aanbieder. Als de service tegenvalt, zit je er toch aan vast. Bij een maandelijks opzegbare IT partner moet de kwaliteit elke maand opnieuw goed zijn, anders ben je weg.

Lock-in zit niet alleen in het contract. Let ook op deze vormen:

• beheeraccounts en wachtwoorden die alleen bij de IT partner bekend zijn;
• licenties die op naam van de aanbieder staan, waardoor overstappen gedoe geeft;
• apparatuur die alleen met hun eigen software of portaal te beheren is;
• ontbrekende documentatie van je netwerk en instellingen.

Spreek af dat alle accounts, licenties en documentatie van jou zijn. Dan kun je altijd overstappen, ook als je dat nu niet van plan bent. Looman IT is maandelijks opzegbaar en werkt zonder ticketsysteem: je belt of mailt en spreekt iemand die je netwerk kent.

Overstappen van je huidige IT partner

Overstappen klinkt als veel werk, maar met een goede volgorde merken je medewerkers er weinig van:

1. Check je contract: zoek de einddatum, opzegtermijn en eventuele afkoopkosten op.
2. Inventariseer: maak een lijst van accounts, licenties, apparatuur, software en backups. Je nieuwe partner helpt daarbij.
3. Vraag gegevens op: beheerwachtwoorden, documentatie en de beheerrechten op je Microsoft 365 omgeving en netwerk.
4. Plan de overdracht: laat beide partijen een periode naast elkaar lopen, zodat er niets tussen wal en schip valt.
5. Controleer de basis: laat de nieuwe partner direct backups, beveiliging en toegangsrechten nalopen.

Wil je weten wat IT beheer voor jouw situatie kost? Neem contact op voor een eerlijk advies, dan maken we een inschatting op basis van jouw werkplekken en systemen. Binnen ons werkgebied rond Eindhoven rekenen we geen voorrijkosten, en op afstand helpen we bedrijven door heel Nederland.